Istruzioni per l’uso: cosa si intende?

Con istruzioni per l’uso, si intende tutta l’interazione tra il bene tecnico e i destinatari che si prevede interagiranno con esso nell’arco della sua vita prevista. Nelle istruzione per l’uso devono essere riportate tutte quelle informazioni indispensabili affinché il destinatario non sia esposto a rischi di pericoli eventualmente presenti.
Sono necessarie diversi tipi di istruzione per l’uso che dipendono dalla classificazione del bene tecnico di riferimento e dalle caratteristiche culturali e comportamentali dei destinatari.

Chi progetta non è la persona più adatta a spiegare il funzionamento, questi spesso dà per scontate cose che per il destinatario non lo sono.

Elementi necessari alla stesura delle istruzioni per l’uso

Per scrivere le istruzioni per l’uso sarebbero necessarie competenze specialistiche e la realizzazione andrebbe affidata ad esperti del settore: i redattori tecnici.

I Redattori Tecnici sono specialisti in grado di coniugare tali competenze: coloro che sanno trasferire le informazioni applicando i riferimenti legislativi e normativi e i principi di comunicazione più avanzati.

Concetti presenti nelle “istruzioni per l’uso”

All’interno della documentazione tecnica in esame, troveremo i seguenti concetti:

• Uso scorretto ragionevolmente prevedibile: l’uso della macchina in un modo diverso da quello indicato nelle istruzioni per l’uso, ma che può derivare dal comportamento umano facilmente prevedibile;
• Rischio residuo: rischio che rimane dopo aver preso misure di protezione. Per individuare correttamente i rischi residui è necessario che il progettista esegua un’analisi accurata e puntigliosa in modo da trovare soluzioni adeguate per ridurli.

Pertanto, le istruzione per l’uso occorre siano elaborate in modo dinamico applicando standard precisi non solo per gli aspetti tecnici e legislativi ma anche per la scrittura fraseologica. Infatti, chi di stendere tale documentazione tecnica, deve avere una elevata conoscenza delle regole sintattico – grammaticali della lingua italiana.

L’UNI e la produzione delle istruzioni per l’uso

UNI ha prodotto diverse norme che possono essere di aiuto al redattore nel proprio lavoro. Infatti, la norma UNI

L’importanza delle norma UNI per la manualistica è evidente, se teniamo in considerazione come la commissione DIAM(Documentazione Informazione Automatica e Multimediale) istruisca in tema di produzione di documentazione tecnica ponendo diversi focus:

• GL1 informazione tecnica
• GL2 codice dei nomi dei Paesi
• GL3 conversione dei linguaggi scritti
• GL4 terminologia
• GL5 caratteristiche fisiche dei supporti di informazione e documenti
• GL6 opere cinematografiche
• SC4 automazione e documentazione
• SC8 statistica per l’informazione e la documentazione
• SC9 presentazione, identificazione e descrizione dei documenti
• SC11 gestione dei documenti archivistici

GL1 – Informazione tecnica

Il gruppo di lavoro viene istituito nel 1992 per sviluppare norme specifiche per le “Istruzione per l’uso”;
applicare le norme in modo adeguato significa realizzare “Istruzioni per l’uso” che siano un valido documento per la salvaguardia e la sicurezza degli utilizzatori e per la tutela del costruttore.

La Direttiva 2006/42/CE

La direttiva 2006/42/ce istruisce in tema di progettazione della macchina ai fini della movimentazione. La macchina, o ciascuno dei suoi elementi deve:

• poter essere movimentata e trasportata in modo sicuro;
• essere imballata o progettata per essere immagazzinata in modo sicuro e senza deterioramenti. Durante il trasporto della macchina e/o dei suoi elementi, non devono potersi verificare spostamenti intempestivi né pericoli dovuti all’instabilità se la macchina e/o i suoi elementi sono sottoposti a movimentazione secondo le istruzioni.

Se la massa, le dimensioni o la forma della macchina e dei suoi vari elementi non ne consentono lo spostamento a mano, la macchine o gli elementi devono essere:

• munita di accessori che consentano di afferrarla con un mezzo di sollevamento;
• progettata in modo da consentire il fissaggio di detti accessori;
• di forma tale che i normali mezzi di sollevamento possano adattarvisi facilmente.

Se la macchina o uno dei suoi elementi deve essere spostato a mano deve essere:

• facilmente spostabili, oppure munito di dispositivi di presa che ne consentano la movimentazione in modo sicuro.

Istruzioni per l’uso e sicurezza: I software per la costruzione automatica e controllata di documentazione tecnica

Tra i vari software per la manualistica tecnica, Demiox è l’unico in grado di supportare il manualista con strumenti built-in per il controllo degli aspetti legati alla normativa di riferimento (es: gli aspetti fraseologici) e legati alla costruzione tecnica di manuali d’uso e manutenzione e istruzioni per l’uso. Infatti, Demiox è un software che gestisce ogni aspetto di impostazione, redazione, revisione e traduzione della tua manualistica tecnica. Mantiene i costi bassi e alto il valore competitivo del risultato, e i tuoi dati sono sempre al sicuro.

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Il primo ed imprescindibile assunto da considerare è quello che la sintassi delle fraseologie sia semplice e chiara.

Il manuale di istruzioni è fondamentalmente un “testo a distanza”, nel senso che l’istruzione non avviene sul momento ma può essere attivata in qualsiasi momento.

È fondamentale che le istruzioni siano immediatamente accessibili. La strutturazione globale del testo, così come la conformazione dei livelli “micro” assumono un ruolo decisivo per la guida dell’utente nella rielaborazione dei messaggi.

A livello micro testuale ci si dovrebbe focalizzare sulla semplificazione delle frasi, le formule di leggibilità sono incentrate sull’analisi della lunghezza ed articolazione delle frasi, in base alla quantificazione degli elementi linguistici del testo.

Gli Indici nella strutturazione fraseologica della manualistica tecnica

L’indice Flesch – Vacca

L’indice in oggetto è un indice di leggibilità calcolato attraverso l’applicazione della seguente formula:
Leggibilità = 206 – (0,6 x S)-P

• P= numero medio di parole nella frase.
• S=numero medio di sillabe per ogni 100 parole.
• 206= costante che serve a mantenere i valori finali compresi tra 0 e 100
• 6 = una costante relativa alla lunghezza media delle parole dell’italiano.

I risultati oscillano su una scala di valori compresi fra 0 e 100, dove “100” indica la leggibilità più alta e “0” la leggibilità più bassa.

L’indice Gulpease

L’indice Gulpease, elaborato da Gulp, considera la lunghezza della parola e la lunghezza della frase.
Leggibilità = 89 – (Lp/10) + (3xFr)

• Lp = (100 x totale lettere)/totale parole
• Fr = (100 x totale frasi)/ totale parole

I risultati oscillano su una scala di valori compresi fra 0 e 100, dove “100” indica la leggibilità più alta e “0” la leggibilità più bassa.

I testi altamente specializzati presentano costruzioni sintattiche brevi ed una forte nominalizzazione. La nominalizzazione è l’uso, al posto dei sintagmi verbali, di sintagmi nominali quivalenti.

Un sintagma è un’unità del livello sintattico

Esempio di sintagma:

“ Dopo l’accensione, verificare per qualche minuto il regolare funzionamento dell’apparecchiatura.”

Dopo l’accensione è il sintagma nominale.

Linguaggio chiaro e Linguaggio Semplice

Bisogna parlare più di linguaggio chiaro che di linguaggio semplice

• Usare i verbi alla forma attiva

Esempi:
forma attiva= “premere il pulsante per attivare il comando”;
forma passiva = “attivare il comando premendo il pulsante”.

• Usare verbi a presente indicativo.
• Evitare l’uso eccessivo di pronomi.
• Formulare frasi semplici e lineari.

Costruzione paratattica e ipotassi

Quanto si parla di paratassi e ipotassi, si intende quanto segue:

• paratassi: indica una costruzione del periodo fondata prevalentemente su un criterio di coordinazione;
• ipotassi: si intende un procedimento sintattico per il quale si fa uso frequentemente di proposizioni subordinate alla principale.

La coesione di un testo non è legata semplicemente alla concisione: in molti casi, la ripetizione può assicurare la comprensione globale delle informazioni e l’eliminazione di qualsiasi ambiguità.

Aspetti fraseologici in riferimento alla Norma CEI EN 62079: 2002-1 “Preparazione di istruzioni – Struttura, contenuto e presentazione”

Con riferimento alla Norma CEI EN 62079:2002-1, è importante rispettare quanto segue:

• Informazioni semplici e brevi;
• utilizzare uno stile chiaro, diretto ed inequivocabile;
• usare verbi in forma attiva;
• essere assertivi (ordini anziché formule più deboli);
• usare verbi in azione anziché nomi astratti;
• rivolgersi direttamente agli utilizzatori.

Non va poi dimenticato il rispetto delle più comuni regole grammaticali della lingua.

I Segni di Interpunzione

I segni di interpunzione sono parte integrante della scrittura e hanno un duplice ruolo:

• ruolo grammaticale: segnalare i limiti di segmenti di test e la relazione esistente fra questi segmenti;
• ruolo retorico: assegnare particolare enfasi ad una parola o frase.

Anche se un eccesso di punteggiatura può rendere un testo singhiozzante, essa confonde meno il lettora dalla totale assenza. Lo scopo della punteggiatura dovrebbe essere quello di evitare di dover leggere una frase per intero per intenderne il significato.

Le funzioni della punteggiatura

Le funzioni principali della punteggiatura:

• punto: pausa forte che coincide con la fine del periodo o frase;
• virgola: indica una pausa più breve del punto fermo;
• punto e virgola: indica una pausa più forte di quella indicata dalla virgola e più debole di quella del punto fermo;
• due punti: sono usati soprattutto per introdurre un discorso o un’elencazione;
• punto interrogativo o punto esclamativo: il primo viene usato nelle domande mentre il secondo nelle frasi esclamative;
• virgolette: vengono usate per riportare citazioni, per definire il significato di una parola poco comune;
• trattino: si usa per dare risalto agli elementi di un elenco;
• parentesi tonde: sono usate per riportare lo scioglimento di sigle.

Struttura fraseologica

Le direttive Europee prescrivono che la documentazione tecnica a corredo di un bene tecnico sia formita nella lingua del paese in cui tale bene viene utilizzato.

Aspetti fraseologici e Direttiva macchine

Con riferimento alla Direttiva Macchine, di seguito gli aspetti importanti da tenere in considerazione nella strutturazione fraseologica delle istruzioni per l’uso:

“Istruzioni: Ogni macchina deve essere accompagnata da istruzione per l’uso nella o nelle lingue comunitarie ufficiali dello Stato membro in cui la macchina è immessa sul mercato e/o messa in sevizio. Le istruzioni che accompagnano la macchina devono essere istruzioni originali o una traduzione delle istruzioni originali.”

È fondamentale intervenire sulla strutturazione fraseologica, la soluzione può essere quella di frazionare il testo in segmenti di contenuto di senso compiuto, smontabili dal contesto in cui nascono per essere riusati in altri contesti, senza perdere le caratteristiche di univocità e leggibilità.

I segmenti vengono strutturati in modo tale da poter essere assemblati fra loro come se fossero “mattoni”.

L’uso di mattoni fraseologici riduce il rischio di utilizzare frasi diverse per esprimere un unico concetto e consente quindi di evitare di dover richiedere traduzioni “inutili”.

Per ottimizzare al massimo la riusabilità di queste fraseologie mattone, garantendo nel contempo la loro univocità e leggibilità, è fondamentale scriverle in modo che siano di senso compiuto, indipendenti ed autonome dal contesto che segue o precede.

Demiox e l’automazione degli aspetti fraseologici nella costruzione della tua manualistica tecnica

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Ogni bene mobile anche se incorporato in un altro bene mobile o immobile si considera prodotto, anche l’elettricità.

Sicurezza generale dei prodotti ed informative

Prodotto sicuro: qualsiasi prodotto che, in condizioni d’uso normali o ragionevolmente prevedibili non presenta alcun rischio oppure unicamente rischi ridotti i quali siano compatibili con il suo impiego.

Valutazione della sicurezza di un prodotto

Per valutare la sicurezza di un prodotto si deve tenere conto della sua etichettatura, delle eventuali avvertenze ed istruzioni per il suo uso e la sua eliminazione, nonché qualsiasi altra indicaizone o informazione relativa al prodotto.

Gli obblighi del produttore

È fatto obbligo del produttore:

• immettere sul mercato solo prodotti sicuri;
• fornire al consumatore tutte le informazioni utili alla valutazione e alla prevenzione dei rischi.

Controlli amministrativi

Le autorità amministrative preposte possono:

• eseguire controlli sui prodotti cui possono seguire il divieto di immissione sul marcato nel caso di mancato rispetto dei requisiti di sicurezza, l’adeguamento dei prodotti alle qualità richieste, la sospensione della fornitura, il divieto di immissione, il ritiro o il richiamo del prodotto del mercato;
• possono fra l’altro ordinare che vengano apposte adeguate avvertenze in lingua italiana su tali rischi le quali andranno redatte in modo chiaro e facilmente comprensibile;
• i provvedimenti adottati per limitare o sottoporre a particolari condizioni la commercializzazione o l’uso di prodotti che presentano un rischio grave per i consumatori, vanno notificati alla Commissione Europea secondo il sistema RAPEX.

Il produttore che immette sul mercato prodotti pericolosi è punito con l’arresto fino ad un anno e l’ammenda da 10000 euro a 50000.

Responsabilità per danni da prodotti difettosi

Il produttore è responsabile del danno cagionato da difetti del suo prodotto:

• chiunque abbia subito un danno a causa del difetto del prodotto è quindi legittimato a domandarne il risarcimento al fabbricante;
• un prodotto è difettoso quando non offre la sicurezza che ci si può legittimamente attendere tenuto conto di tutte le circostanze;
• il danneggiato ha l’onere di provare il danno , il difetto e la connessione casuale tra difetto e danno.

Casi di esonero o riduzione delle responsabilità

Il produttore si libera da responsabilità se prova una o più delle circostanze. Il concorso di colpa del danneggiato può causare una riduzione o addirittura l’esclusione totale del risarcimento.

Danni risarcibili:

• danni alla persona;
• danni morali;
• danni alle cose.

Chi non è produttore ma appone il proprio marchio al prodotto ne è responsabile come se fosse il produttore.

Direttiva macchine

A complemento di quanto già illustrato nell’articolo sulla Direttiva Macchine, di seguito riportiamo gli aspetti legali legati ad un’informativa indadeguata.

• La Direttiva Macchine ha lo scopo di garantire la rispondenza dei prodotti che circolano in territorio europeo a parametri minimi essenziali di sicurezza;
• La marcatura CE costituisce una “presunzione di conformità”.

L’allegato 1 della direttiva macchine disciplina le istruzioni che devono accompagnare il prodotto, i principi generali della loro redazione, il loro contenuto minimo.

Specifiche discipline prevedono controlli di tipo amministrativo e disciplinano l’etichettatura in relazione a particolari tipi di prodotti:

• alimentari;
• cosmetici;
• giocattoli

Per ottimizzare i processi legati alla costruzioni di istruzioni per l’uso e manualistica tecnica in generale, in rispetto di quanto previsto dalla normativa, prova il software Demiox, gestionale professionale per la tua manualistica tecnica

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Collegamento tra la Validazione dei Rischi e le “istruzioni per l’uso”

• Il fabbricante di una macchina deve garantire che sia effettuata una validazione dei rischi per stabilire i requisiti di sicurezza e di tutela della salute che concernono la macchina;
• la macchina deve essere progettata e costruita tenendo conto dei risultati della validazione dei rischi;
• stabilisce i limiti della macchina, il che comprende l’uso previsto e l’uso scorretto ragionevolmente prevedibile;
• i requisiti essenziali di sicurezza e di tutela della salute elencati sono inderogabili.

Come si progettano le istruzioni per l’uso

Propongo di seguito una la Definizioni dei capitoli standard per procedere ad una progettazione corretta delle Istruzioni per l’Uso:

1. Informazioni generali: riporta informazioni di tipo generale;
2. Informazioni tecniche: riporta informazioni specifiche sul bene strumentale.
3. Informazioni sulla sicurezza: riporta tutte le disposizioni di sicurezza che devono essere rispettate da parte degli utilizzatori autorizzati ed addestrati ad interagire con la macchina. Alcune di queste disposizioni potranno essere riportate in altri punti del manuale.
4. Informazioni sulla movimentazione e installazione: riporta le informazioni con un “tagli di tipo orizzontale” riservate a personale omogeneo e esperto.
5. Informazioni sulle regolazioni: riporta le informazioni per effettuare la regolazione di componenti da parte dell’utilizzatore.
6. Informazioni sull’uso: riporta le informazioni per un uso corretto della macchina, della descrizione dei comandi, la loro funzione.
7. Informazioni sulle manutenzioni: riporta le informazioni sulla frequenza degli interventi di manutenzione ordinaria che possono essere effettuati da parte dell’utilizzatore.
8. Informazioni sui guasti: riporta le informazioni sugli inconvenienti che possono verificarsi durante il normale esercizio, sulle possibili cause e sui rimedi da adottare.
9. Informazioni sulle sostituzioni: riporta le informazioni per effettuare la sostituzione di componenti da parte dell’utilizzatore.

La consapevolezza di quanto scritto dalle Direttive e dalle Norme resta fondamentale per industrializzare i processi. È necessario pertanto poter disporre di:

1. una fonte ufficiale da cui attingere le informazioni originali;
2. conoscenze e competenze sulle norme e direttive di riferimento;
3. un sistema di tassonomia per controllare gli aspetti fraseologici e redazionali;
4. una struttura di controllo delle informazioni prima di divulgarle;
5. sistemi gestionali per amministrare e controllare la tracciabilità;
6. una struttura per verificare il grado di leggibilità delle informazioni (usability testing);
7. processi per poter monitorare i costi diretti e indiretti;
8. sistemi avanzati di Authoring per industrializzare la redazione e l’elaborazione delle “Istruzioni per l’uso”;

Come ottimizzare la costruzione delle istruzioni per l’uso?

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