Istruzioni per l’uso: cosa si intende?

Con istruzioni per l’uso, si intende tutta l’interazione tra il bene tecnico e i destinatari che si prevede interagiranno con esso nell’arco della sua vita prevista. Nelle istruzione per l’uso devono essere riportate tutte quelle informazioni indispensabili affinché il destinatario non sia esposto a rischi di pericoli eventualmente presenti.
Sono necessarie diversi tipi di istruzione per l’uso che dipendono dalla classificazione del bene tecnico di riferimento e dalle caratteristiche culturali e comportamentali dei destinatari.

Chi progetta non è la persona più adatta a spiegare il funzionamento, questi spesso dà per scontate cose che per il destinatario non lo sono.

Elementi necessari alla stesura delle istruzioni per l’uso

Per scrivere le istruzioni per l’uso sarebbero necessarie competenze specialistiche e la realizzazione andrebbe affidata ad esperti del settore: i redattori tecnici.

I Redattori Tecnici sono specialisti in grado di coniugare tali competenze: coloro che sanno trasferire le informazioni applicando i riferimenti legislativi e normativi e i principi di comunicazione più avanzati.

Concetti presenti nelle “istruzioni per l’uso”

All’interno della documentazione tecnica in esame, troveremo i seguenti concetti:

• Uso scorretto ragionevolmente prevedibile: l’uso della macchina in un modo diverso da quello indicato nelle istruzioni per l’uso, ma che può derivare dal comportamento umano facilmente prevedibile;
• Rischio residuo: rischio che rimane dopo aver preso misure di protezione. Per individuare correttamente i rischi residui è necessario che il progettista esegua un’analisi accurata e puntigliosa in modo da trovare soluzioni adeguate per ridurli.

Pertanto, le istruzione per l’uso occorre siano elaborate in modo dinamico applicando standard precisi non solo per gli aspetti tecnici e legislativi ma anche per la scrittura fraseologica. Infatti, chi di stendere tale documentazione tecnica, deve avere una elevata conoscenza delle regole sintattico – grammaticali della lingua italiana.

L’UNI e la produzione delle istruzioni per l’uso

UNI ha prodotto diverse norme che possono essere di aiuto al redattore nel proprio lavoro. Infatti, la norma UNI

L’importanza delle norma UNI per la manualistica è evidente, se teniamo in considerazione come la commissione DIAM(Documentazione Informazione Automatica e Multimediale) istruisca in tema di produzione di documentazione tecnica ponendo diversi focus:

• GL1 informazione tecnica
• GL2 codice dei nomi dei Paesi
• GL3 conversione dei linguaggi scritti
• GL4 terminologia
• GL5 caratteristiche fisiche dei supporti di informazione e documenti
• GL6 opere cinematografiche
• SC4 automazione e documentazione
• SC8 statistica per l’informazione e la documentazione
• SC9 presentazione, identificazione e descrizione dei documenti
• SC11 gestione dei documenti archivistici

GL1 – Informazione tecnica

Il gruppo di lavoro viene istituito nel 1992 per sviluppare norme specifiche per le “Istruzione per l’uso”;
applicare le norme in modo adeguato significa realizzare “Istruzioni per l’uso” che siano un valido documento per la salvaguardia e la sicurezza degli utilizzatori e per la tutela del costruttore.

La Direttiva 2006/42/CE

La direttiva 2006/42/ce istruisce in tema di progettazione della macchina ai fini della movimentazione. La macchina, o ciascuno dei suoi elementi deve:

• poter essere movimentata e trasportata in modo sicuro;
• essere imballata o progettata per essere immagazzinata in modo sicuro e senza deterioramenti. Durante il trasporto della macchina e/o dei suoi elementi, non devono potersi verificare spostamenti intempestivi né pericoli dovuti all’instabilità se la macchina e/o i suoi elementi sono sottoposti a movimentazione secondo le istruzioni.

Se la massa, le dimensioni o la forma della macchina e dei suoi vari elementi non ne consentono lo spostamento a mano, la macchine o gli elementi devono essere:

• munita di accessori che consentano di afferrarla con un mezzo di sollevamento;
• progettata in modo da consentire il fissaggio di detti accessori;
• di forma tale che i normali mezzi di sollevamento possano adattarvisi facilmente.

Se la macchina o uno dei suoi elementi deve essere spostato a mano deve essere:

• facilmente spostabili, oppure munito di dispositivi di presa che ne consentano la movimentazione in modo sicuro.

Istruzioni per l’uso e sicurezza: I software per la costruzione automatica e controllata di documentazione tecnica

Tra i vari software per la manualistica tecnica, Demiox è l’unico in grado di supportare il manualista con strumenti built-in per il controllo degli aspetti legati alla normativa di riferimento (es: gli aspetti fraseologici) e legati alla costruzione tecnica di manuali d’uso e manutenzione e istruzioni per l’uso. Infatti, Demiox è un software che gestisce ogni aspetto di impostazione, redazione, revisione e traduzione della tua manualistica tecnica. Mantiene i costi bassi e alto il valore competitivo del risultato, e i tuoi dati sono sempre al sicuro.

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Il primo ed imprescindibile assunto da considerare è quello che la sintassi delle fraseologie sia semplice e chiara.

Il manuale di istruzioni è fondamentalmente un “testo a distanza”, nel senso che l’istruzione non avviene sul momento ma può essere attivata in qualsiasi momento.

È fondamentale che le istruzioni siano immediatamente accessibili. La strutturazione globale del testo, così come la conformazione dei livelli “micro” assumono un ruolo decisivo per la guida dell’utente nella rielaborazione dei messaggi.

A livello micro testuale ci si dovrebbe focalizzare sulla semplificazione delle frasi, le formule di leggibilità sono incentrate sull’analisi della lunghezza ed articolazione delle frasi, in base alla quantificazione degli elementi linguistici del testo.

Gli Indici nella strutturazione fraseologica della manualistica tecnica

L’indice Flesch – Vacca

L’indice in oggetto è un indice di leggibilità calcolato attraverso l’applicazione della seguente formula:
Leggibilità = 206 – (0,6 x S)-P

• P= numero medio di parole nella frase.
• S=numero medio di sillabe per ogni 100 parole.
• 206= costante che serve a mantenere i valori finali compresi tra 0 e 100
• 6 = una costante relativa alla lunghezza media delle parole dell’italiano.

I risultati oscillano su una scala di valori compresi fra 0 e 100, dove “100” indica la leggibilità più alta e “0” la leggibilità più bassa.

L’indice Gulpease

L’indice Gulpease, elaborato da Gulp, considera la lunghezza della parola e la lunghezza della frase.
Leggibilità = 89 – (Lp/10) + (3xFr)

• Lp = (100 x totale lettere)/totale parole
• Fr = (100 x totale frasi)/ totale parole

I risultati oscillano su una scala di valori compresi fra 0 e 100, dove “100” indica la leggibilità più alta e “0” la leggibilità più bassa.

I testi altamente specializzati presentano costruzioni sintattiche brevi ed una forte nominalizzazione. La nominalizzazione è l’uso, al posto dei sintagmi verbali, di sintagmi nominali quivalenti.

Un sintagma è un’unità del livello sintattico

Esempio di sintagma:

“ Dopo l’accensione, verificare per qualche minuto il regolare funzionamento dell’apparecchiatura.”

Dopo l’accensione è il sintagma nominale.

Linguaggio chiaro e Linguaggio Semplice

Bisogna parlare più di linguaggio chiaro che di linguaggio semplice

• Usare i verbi alla forma attiva

Esempi:
forma attiva= “premere il pulsante per attivare il comando”;
forma passiva = “attivare il comando premendo il pulsante”.

• Usare verbi a presente indicativo.
• Evitare l’uso eccessivo di pronomi.
• Formulare frasi semplici e lineari.

Costruzione paratattica e ipotassi

Quanto si parla di paratassi e ipotassi, si intende quanto segue:

• paratassi: indica una costruzione del periodo fondata prevalentemente su un criterio di coordinazione;
• ipotassi: si intende un procedimento sintattico per il quale si fa uso frequentemente di proposizioni subordinate alla principale.

La coesione di un testo non è legata semplicemente alla concisione: in molti casi, la ripetizione può assicurare la comprensione globale delle informazioni e l’eliminazione di qualsiasi ambiguità.

Aspetti fraseologici in riferimento alla Norma CEI EN 62079: 2002-1 “Preparazione di istruzioni – Struttura, contenuto e presentazione”

Con riferimento alla Norma CEI EN 62079:2002-1, è importante rispettare quanto segue:

• Informazioni semplici e brevi;
• utilizzare uno stile chiaro, diretto ed inequivocabile;
• usare verbi in forma attiva;
• essere assertivi (ordini anziché formule più deboli);
• usare verbi in azione anziché nomi astratti;
• rivolgersi direttamente agli utilizzatori.

Non va poi dimenticato il rispetto delle più comuni regole grammaticali della lingua.

I Segni di Interpunzione

I segni di interpunzione sono parte integrante della scrittura e hanno un duplice ruolo:

• ruolo grammaticale: segnalare i limiti di segmenti di test e la relazione esistente fra questi segmenti;
• ruolo retorico: assegnare particolare enfasi ad una parola o frase.

Anche se un eccesso di punteggiatura può rendere un testo singhiozzante, essa confonde meno il lettora dalla totale assenza. Lo scopo della punteggiatura dovrebbe essere quello di evitare di dover leggere una frase per intero per intenderne il significato.

Le funzioni della punteggiatura

Le funzioni principali della punteggiatura:

• punto: pausa forte che coincide con la fine del periodo o frase;
• virgola: indica una pausa più breve del punto fermo;
• punto e virgola: indica una pausa più forte di quella indicata dalla virgola e più debole di quella del punto fermo;
• due punti: sono usati soprattutto per introdurre un discorso o un’elencazione;
• punto interrogativo o punto esclamativo: il primo viene usato nelle domande mentre il secondo nelle frasi esclamative;
• virgolette: vengono usate per riportare citazioni, per definire il significato di una parola poco comune;
• trattino: si usa per dare risalto agli elementi di un elenco;
• parentesi tonde: sono usate per riportare lo scioglimento di sigle.

Struttura fraseologica

Le direttive Europee prescrivono che la documentazione tecnica a corredo di un bene tecnico sia formita nella lingua del paese in cui tale bene viene utilizzato.

Aspetti fraseologici e Direttiva macchine

Con riferimento alla Direttiva Macchine, di seguito gli aspetti importanti da tenere in considerazione nella strutturazione fraseologica delle istruzioni per l’uso:

“Istruzioni: Ogni macchina deve essere accompagnata da istruzione per l’uso nella o nelle lingue comunitarie ufficiali dello Stato membro in cui la macchina è immessa sul mercato e/o messa in sevizio. Le istruzioni che accompagnano la macchina devono essere istruzioni originali o una traduzione delle istruzioni originali.”

È fondamentale intervenire sulla strutturazione fraseologica, la soluzione può essere quella di frazionare il testo in segmenti di contenuto di senso compiuto, smontabili dal contesto in cui nascono per essere riusati in altri contesti, senza perdere le caratteristiche di univocità e leggibilità.

I segmenti vengono strutturati in modo tale da poter essere assemblati fra loro come se fossero “mattoni”.

L’uso di mattoni fraseologici riduce il rischio di utilizzare frasi diverse per esprimere un unico concetto e consente quindi di evitare di dover richiedere traduzioni “inutili”.

Per ottimizzare al massimo la riusabilità di queste fraseologie mattone, garantendo nel contempo la loro univocità e leggibilità, è fondamentale scriverle in modo che siano di senso compiuto, indipendenti ed autonome dal contesto che segue o precede.

Demiox e l’automazione degli aspetti fraseologici nella costruzione della tua manualistica tecnica

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Una Lingua Speciale dipendente da un settore di conoscenze o da una sfera di attività specialistiche ed è utilizzata per soddisfare i bisogni comunicativi di quel settore linguistico.

Istruzioni per l’uso: Testi tecnico-scientifici

I testi tecnico–scientifici sono caratterizzati da:

• principio della verificabilità;
• realtà extrasoggettiva;
• testo “chiuso”;
• uso di mezzi linguistici particolari;
• strutturazione dell’articolazione testuale.

La necessità fondamentale che il testo ammetta una sola interpretazione spiega la nascita delle terminologie.

La scelta corretta dei termini è la prima condizione per un esposizione chiara e rigorosa,  efficace ed efficiente.

Comunemente si tende a identificare il “termine” con la “parola” ma non sono esattamente la stessa cosa.

Le “Parole”

Le Parole sono costituite da un significante e un significato, ossia:

• significante: si intende l’elemento formale;
• significato: si intende il concetto rappresentato.

Esistenza di sinonimi e di parole polisemantiche

Nella costruzione delle istruzioni per l’uso, sinonimi e parole polisemantiche rivestono un ruolo particolare. Questi, vengono definiti come segue:

• sinonimia: identità sostanziale di significato tra due parole;
• polisemia: termine con un contenuto concettuale che può essere esteso ad altri campi.

Nella comunicazione specialistica esse vengono considerate elemento di disturbo in quanto contrastano con il bisogno di univocità, per questo motivo il lessico delle lingue speciali si organizza in terminologie.

La Lingua Speciale nelle Istruzioni per l’Uso: il Termine

Con termine si intende la designazione con un mezzo linguistico di un concetto determinato in una lingua speciale.

Gli elementi che contraddistinguono una parola da un termine sono:

• polisemia della parola/monosemia del termine;
• termine appartiene ad un ambito definito;
• termine è relazionabile con altri termini nel linguaggio speciale;
• è possibile operare una collocazione sistematica del termine in sistema concettuale e linguistico.

Pertanto, è importante avvalersi di una terminologia corretta e monoreferenziale:

• corretta: si intende l’atto di indicare un concetto con un nome corretto e univocamente interpretabile;
• monoreferenzialità si intende l’atto di usare sempre lo stesso termine per indicare lo stesso oggetto/concetto;

Esempi

Considerando i sinonimi di “Carter” quali “riparo, protezione, riparo di protezione, copertura”
La formulazione
Chiudere il carter e serrare i pomelli
può essere declinata nelle seguenti alternative:

1. Chiudere il riparo e serrare i pomelli.
2. Chiudere la protezione e serrare i pomelli.
3. Chiudere il riparo di protezione e serrare i pomelli.
4. Chiudere la copertura e serrare i pomelli.

Automazione degli aspetti linguistici attraverso software per la manualistica tecnica

Attraverso software per la manualistica tecnica come Demiox, è possibile rendere automatici i processi di costruzione del manuale d’uso e di istruzioni. Infatti Demiox, non si limita a gestire le informazione e a impaginarle, ma è soprattutto un collaboratore attivo che ti spiega come e perché redigere i contenuti nel modo corretto.
Demiox è l’unico Content Management System per la manualistica dotato di guida interna che, passo dopo passo, ti aiuta a creare i contenuti. La guida, personabilizzabile, ti fornisce indicazioni su cosa inserire in ogni specifica sezione e su come farlo per rispettare le vigenti normative e le direttive aziendalisulla documentazione tecnica.
Per redigere i tuoi contenuti nel modo più ottimizzato possibile, hai inoltre a disposizione parti di testo pre-compilate (introduzioni, ecc…) che puoi customizzare liberamente.
Inoltre, i dati che inserisci in Demiox sono di tua esclusiva proprietà, e sono sempre al sicuro.
Per ottimizzare i processi legati alla costruzioni di istruzioni per l’uso e manualistica tecnica in generale, in rispetto di quanto previsto dalla normativa, prova il software Demiox, gestionale professionale per la tua manualistica tecnica

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Gli acquirenti di beni strumentali di consumo o di investimento scelgono il prodotto non solo in base alle sue performance ma anche in funzione di un servizio post vendita efficace ed efficiente.

Catalogo ricambi: la progettazione

Per realizzare il catalogo ricambi con metodi e processi strutturati è necessario fare un progetto complessivo per valutare come risolvere i vari problemi. Una delle soluzioni più efficaci è quella di progettare i cataloghi ricambi applicando il principio della modularità.

L’uso di un configuratore

Nella progettazione di un catalogo per le parti di ricambio, è caldeggiato l’uso di un configuratore in grado di associare il catalogo al codice di matricola o a qualsiasi altro riferimento.
Infatti, un catalogo ricambi ben progettato ed organizzato consente di rintracciare facilmente i componenti di interesse e di disporre di tutte le informazioni necessarie.

Catalogo ricambi: i principi fondamentali

Un catalogo ricambi ben progettato ed organizzato deve essere sviluppato con alcuni principi fondamentali:

1. parte introduttiva: nella parte introduttiva deve essere inserita, con l’uso di immagini e brevi testi, la parte che indica come consultare il catalogo ricambi, come effettuare le ordinazioni, il significato sulle simbologie utilizzate;
2. indici figurativi: la realizzazione di un indice figurativo è importante perché chi consulta il catalogo possa facilmente rintracciare le tavole di interesse. Se la macchina è complessa, si può ricorrere all’indice e ai sottoindici dei gruppi funzionali;
3. “esplosione” delle tavole: le tavole devono essere realizzate in modo da rendere immediatamente intuitiva “l’esplosione”. I componenti devono essere esplosi sovrapponendoli l’uno con l’altro, la tabella dei codici dovrebbe essere inserita a fianco della tavola esplosa.
4. Codifica: i dati devono essere prelevati dalla distinta base del fabbricante ed inseriti in un sistema strutturato in grado di memorizzare automaticamente i dati di rintracciabilità;
5. parte finale: nella parte finale dovrebbe essere inserito un Cross-reference con i codici in ordine progressivo ed i relativi numeri di tavola in cui essi sono riportati.

Come ottimizzare la progettazione del Catalogo ricambi?

Per ottimizzare i processi legati alla costruzione del catalogo ricambi, e manualistica tecnica in generale, prova il software Demiox, gestionale professionale per la tua manualistica tecnica

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Direttiva macchine: Campo di applicazione

La Direttiva Macchine si applica ai seguenti prodotti:

• macchine;
• attrezzature intercambiabili;
• componenti di sicurezza;
• accessori di sollevamento;
• catene, funi e cinghie;
• dispositivi amovibili di trasmissione meccanica;
• quasi-macchine;

La direttiva macchine: definizione “macchina”

Nella direttiva in esame, la definizione di macchina ha a che fare con:

• insieme equipaggiato o destinato ad essere equipaggiato di un sistema di azionamento diverso dalla forza umana;
• insieme di cui al primo punto, al quale mancano solamente elementi di collegamento al sito di impiego;
• pronto per essere istallato e che può funzionare solo dopo essere stato montato su un mezzo di trasporto o istallato in un edificio o in una costruzione;
• per raggiungere uno stesso risultato sono disposti e comandati in modo da avere un funzionamento solidale;
• insieme di parti di cui almeno uno mobile, collegati tra loro solidamente e destinati al sollevamento;

La direttiva macchine: Definizione “quasi-macchina”

Rispetto a quanto sopra, occorre operare un distinguo per quanto riguarda la definizione di “quasi-macchina” che pertiene:

• insiemi che costituiscono quasi una macchina, ma che, da soli, non sono in grado di garantire un’applicazione ben determinata. Le quasi – macchine sono unicamente destinate ad essere incorporate ad altre macchine o ad altra quasi – macchine.

I requisiti essenziali e condizioni necessarie e sufficienti della direttiva macchine

Il processo iterativo della valutazione dei rischi

Con il processo iterativo della valutazione dei rischi il fabbricante:

• stabilisce i limiti della macchina che comprende l’uso previsto e l’uso scorretto ;
• individua i pericoli a cui può dare origine la macchina e le situazioni pericolose che ne conseguono;
• stima i rischi tenendo conto della gravità dell’eventuale lesione o danno alla salute e alla probabilità che si verifichi;
• valuta i rischi al fine di stabilire se sia richiesta una riduzione del rischio;
• elimina i pericoli o riduce i rischi che ne derivano applicando le misure di protezione.

N.B.:
PERICOLO: una potenziale fonte di lesione o danno alla salute.
RISCHIO: combinazione della probabilità e della gravità di una lesione o di un danno per la salute che possano insorgere in una situazione pericolosa.

Principi d’integrazione della sicurezza

1. per progettazione e costruzione, le macchine devono essere atte a funzionare, ad essere azionate, ad essere regolate e a subire la manutenzione senza che tali operazioni espongano a rischi le persone, se effettuate nelle condizioni previste tenendo conto dell’uso scorretto ragionevolmente prevedibile;
2. informare gli utilizzatori dei rischi residui dovuti all’incompleta efficacia delle misure di protezione adottate, indicare se è richiesta una formazione particolare e segnalare se è necessario prevedere un dispositivo di protezione individuale;
3. in sede di progettazione e di costruzione della macchina, all’atto della redazione delle istruzioni in fabbricante deve prendere in considerazione l’uso scorretto della macchina ragionevolmente prevedibile. Negli altri casi le istruzioni devono richiamare l’attenzione dell’utilizzatore sulle controindicazioni nell’uso.

Progettazione della macchina ai fini della movimentazione

La Direttiva Macchine, è molto chiara al riguardo e,in fase di progettazione della macchina ai fini della movimentazione, è importante tenere in considerazione quanto segue:

• durante il trasporto della macchina non devono potersi verificare spostamenti intempestivi né pericoli, se la macchina e/o i suoi elementi sono sottoposti a movimentazione secondo le istruzioni.

Rischi dovuti agli elementi mobili

• le istruzioni e un’indicazione sulla macchina devono individuare i dispositivi di protezione specifici e le modalità di impiego.

Informazioni e avvertenze sulla macchina

Le informazioni e le avvertenze sulla macchina dovrebbero essere fornite preferibilmente in forma di simboli o pittogrammi facilmente comprensibili; qualsiasi informazione deve essere espressa nella o nelle lingue ufficiali della Comunità.

Informazione e dispositivi di informazione

Le informazioni necessarie alla guida di una macchina devono essere fornite in forma chiara e facilmente comprensibile.

Dispositivi di allarme

Quando la sicurezza e la salute delle persone possono essere messe in pericolo da un’avaria di una macchina, la macchina deve essere attrezzata in modo tale da emettere un segnale di avvertenza sonoro o luminoso adeguato; devono essere applicate, inoltre, le disposizioni delle specifiche direttive comunitarie concernenti i colori ed i segnali di sicurezza.

Avvertenze in merito ai rischi residui

Nel caso in cui permangano dei rischi devono essere previste le necessarie avvertenze, compresi i dispositivi di avvertenza.

Marcatura delle macchine:

Ogni macchina deve recare le seguenti indicazioni:

• ragione sociale e indirizzo completo del fabbricante;
• designazione della macchina;
• marcatura CE;
• designazione della serie o del tipo;
• eventualmente, numero di serie;
• anno di costruzione, l’anno in cui si è cioè concluso il processo di fabbricazione.

Istruzioni

Ogni macchina deve essere accompagnata da istruzioni per l’uso nella o nelle lingue comunitarie ufficiali dello Stato membro in cui la macchina è immessa sul mercato. Le istruzioni che accompagnano la macchina devono essere “istruzioni originali” o una “traduzione delle istruzioni originali”. Infine, le istruzioni per la manutenzione destinate ad essere usate da un personale specializzato possono essere fornite in una sola lingua comunitaria compresa da detto personale.

Principi generali della redazione

Le istruzioni devono essere redatte in una o più lingue ufficiali della Comunità. Il fabbricante si assume la responsabilità di tali istruzioni apponendovi la dicitura “Istruzioni originali”. Qualora non esistano “Istruzioni originali” il fabbricante o il suo mandatario o chi immette la macchina nella zona linguistica in questione deve fornire la traduzione nelle lingue di tale zona. In caso di macchine destinate all’utilizzazione da parte di operatori non professionali, la redazione e la presentazione delle istruzioni devono tenere conto del livello di formazione e della perspicacia che ci si può ragionevolmente aspettare.

Contenuto delle istruzioni

Ciascun manuale deve contenere almeno le seguenti informazioni:

1. una descrizione dell’uso previsto della macchina;
2. le informazioni in merito ai rischi residui che permangono.

Per un apprfondimento, nell’articolo istruzioni per l’uso entriamo nel merito, dettagliato, di tale argomento

Pubblicazioni illustrative o promozionali

Le pubblicazioni illustrative che descrivono la macchina non possono essere in contraddizione con le seguenti istruzioni per quanto concerne gli aspetti relativi alla salute e alla sicurezza.

Come ottimizzare l’applicazione della Direttiva Macchine?

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Collegamento tra la Validazione dei Rischi e le “istruzioni per l’uso”

• Il fabbricante di una macchina deve garantire che sia effettuata una validazione dei rischi per stabilire i requisiti di sicurezza e di tutela della salute che concernono la macchina;
• la macchina deve essere progettata e costruita tenendo conto dei risultati della validazione dei rischi;
• stabilisce i limiti della macchina, il che comprende l’uso previsto e l’uso scorretto ragionevolmente prevedibile;
• i requisiti essenziali di sicurezza e di tutela della salute elencati sono inderogabili.

Come si progettano le istruzioni per l’uso

Propongo di seguito una la Definizioni dei capitoli standard per procedere ad una progettazione corretta delle Istruzioni per l’Uso:

1. Informazioni generali: riporta informazioni di tipo generale;
2. Informazioni tecniche: riporta informazioni specifiche sul bene strumentale.
3. Informazioni sulla sicurezza: riporta tutte le disposizioni di sicurezza che devono essere rispettate da parte degli utilizzatori autorizzati ed addestrati ad interagire con la macchina. Alcune di queste disposizioni potranno essere riportate in altri punti del manuale.
4. Informazioni sulla movimentazione e installazione: riporta le informazioni con un “tagli di tipo orizzontale” riservate a personale omogeneo e esperto.
5. Informazioni sulle regolazioni: riporta le informazioni per effettuare la regolazione di componenti da parte dell’utilizzatore.
6. Informazioni sull’uso: riporta le informazioni per un uso corretto della macchina, della descrizione dei comandi, la loro funzione.
7. Informazioni sulle manutenzioni: riporta le informazioni sulla frequenza degli interventi di manutenzione ordinaria che possono essere effettuati da parte dell’utilizzatore.
8. Informazioni sui guasti: riporta le informazioni sugli inconvenienti che possono verificarsi durante il normale esercizio, sulle possibili cause e sui rimedi da adottare.
9. Informazioni sulle sostituzioni: riporta le informazioni per effettuare la sostituzione di componenti da parte dell’utilizzatore.

La consapevolezza di quanto scritto dalle Direttive e dalle Norme resta fondamentale per industrializzare i processi. È necessario pertanto poter disporre di:

1. una fonte ufficiale da cui attingere le informazioni originali;
2. conoscenze e competenze sulle norme e direttive di riferimento;
3. un sistema di tassonomia per controllare gli aspetti fraseologici e redazionali;
4. una struttura di controllo delle informazioni prima di divulgarle;
5. sistemi gestionali per amministrare e controllare la tracciabilità;
6. una struttura per verificare il grado di leggibilità delle informazioni (usability testing);
7. processi per poter monitorare i costi diretti e indiretti;
8. sistemi avanzati di Authoring per industrializzare la redazione e l’elaborazione delle “Istruzioni per l’uso”;

Come ottimizzare la costruzione delle istruzioni per l’uso?

Per ottimizzare i processi legati alla costruzioni di istruzioni per l’uso e manualistica tecnica in generale, prova il software Demiox, gestionale professionale per la tua manualistica tecnica

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